6 règles d’or pour devenir une star des réunions réussies

Pierre Landy

Fondateur

AndCo Law

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Un cadre passerait 16 ans de sa vie en réunion* !! J’hallucine ! Si vous passez près de 3 heures par jour en réunion : bingo ! Vous êtes concerné ! Dingue, non ? Et, si avec la pandémie, certaines structures ont changé leurs habitudes, la réunionite sévit toujours !! Le pire, c’est que pas mal de réunions sont soit inutiles soit complètement ratées ! Qui a encore (?) envie de ces réunions qui ne commencent jamais à l’heure, celles où l’on est beaucoup trop nombreux, celles où un voire deux collègues monopolisent la parole (toujours les mêmes !), celles où l’on voit son collègue glisser dans les bras de Morphée (nous ? Jamais !), celles où l’on a envie de préparer ses prochaines vacances chez Disney parce que…

Bon, comme vous le savez, ici, on est positif, on prend les sujets par le haut ! Aussi, je vais vous donner mes trucs pour que vous deveniez une star de la réunion réussie !

Pour commencer, back to basics folks ! Pour réussir votre prochaine réunion, posez-vous les bonnes questions ! Et dans le genre, la plus importante est (léger suspens) : cette réunion est-elle vraiment nécessaire ??? Duh !

Glissons au passage que certains précurseurs sont allés jusqu’à totalement proscrire les réunions (c’est le cas chez Alan**). Non ! La réunion n’est pas un passage obligatoire ! Vous avez le choix ! Aujourd’hui, pas mal d’outils collaboratifs tels que SLACK ou encore TEAMS permettent de se passer de la bonne vieille réu.

Ainsi, admettons que votre réunion doit effectivement avoir lieu, je vous propose de découvrir ce que j’appelle : Les 6 règles d’or de la réunion réussie !

**1. Trouvez le Pourquoi de la réunion !** (Ah !)

A quoi sert cette réunion ? Car comme on dit : « Positioning is everything »… Quel est son ou ses objectif(s) ? J’insiste : n’hésitez pas à vous reposer la question différemment : la réunion est-elle le meilleur moyen d’atteindre mon/notre objectif ?

On définit ce qu’elle est mais aussi ce que n’est pas ladite réunion : « on parlera du dossier untel mais pas de cet aspect ».

Le principe même de réunion sous-entend un état d’esprit collaboratif (bah oui, on est mal habitué !). Si L’objectif de celle-ci est de trouver une solution à tel problème/problématique, je n’arrive pas en voulant imposer mes solutions toutes faites. Il s’agit bien de collaborer et de trouver une solution commune et validée par tous… Tout le monde doit participer. Je tente de mettre tout le monde sur le même mode.

2. Définissez un Ordre Du Jour comme une partition de musique

Idéalement, on distribue un Ordre Du Jour - ODJ- en amont de la réunion. BTW, si vous n’êtes pas capable de définir un ordre du jour, c’est très mal barré ! Repassez par le point précédent !

Ok ! On y met quoi ? Simple ! On pense aux participants ! Un ordre du jour anticipe LA question qu’on s’est hélas tous déjà posée en son for intérieur : « (Mais) qu’est-ce que je fais là ? » (16 ans en réu ! J’hallucine !)

Un ODJ répond à pas mal de questions cruciales pour la bonne réussite de la réunion :

- De quoi allons-nous parler ? Il s’agit forcément d’un ordre du jour pertinent… Par exemple : > on va parler du dossier Balèze : un vrai casse-tête !

- Quel est l’objectif de la réunion ? > Trouver une solution pour finaliser le dossier Balèze au mieux et au plus vite.

- Quels contenus aborder ? Dans quel ordre ? > Avancée du dossier ? Quelles sont les prochaines étapes ? Qui sont les nouveaux protagonistes ? Qu’est-ce que l’on doit savoir ? Comment aider la team ? Quid des ressources ?

- Vous agissez en excellent chef d’orchestre car vous savez parfaitement qu’il faut mettre du rythme dans une réunion (jeux de mots, calembour !) ! N’hésitez pas à définir en amont un timing pour chaque sujet. Vous pouvez même préciser aux participants sur quel(s) point(s) ils seront invités à prendre la parole, réagir, donner leur avis ou partager leur expertise et vous assurer ainsi que l’on reste bien dans le thème. Par exemple > 1/ Avancée du projet Balèze par Peter Parker et Tony Stark, 5 minutes…2/ Les prochaines étapes par Dr Bruce Banner…3/ Qui pour aider la team ? Par Cap’tain America, 5 minutes.

Vous êtes le garant du cadre de la réunion ! Créez, listez et distribuez un ordre du jour, clair, précis et concis ! (On passe aussi beaucoup de temps sur les mails… Vous m’avez compris !)

3. Organisez la réunion comme une fête ou presque : pensez aux participants !

Le big day approche ! Et, comme « with great powers come great responsabilities, » (Spiderman encore) on remonte ses manches ! Ce n’est pas le moment de flancher ! On se pose les bonnes questions :

- Où organiser la réunion ? Quel lieu, quelle salle ?

- Est-ce important de faire la réunion en présentiel ou serait-elle mieux en vidéo ?

- Quelle durée ? Un point important : on fait rarement plus d’une heure – Trente minutes idéalement ! On le sait, on le vit tous. Au bout d’une demi-heure, généralement, les gens (nous, donc) décrochent ! Vive les formats courts !

- Quelle heure ? Si possible, privilégiez les réunions le matin… Mais évitez trop tôt le matin ! Pensez aux enfants à accompagner à l’école, aux pannes de transports, aux embouteillages…. Pareil, on évite la réunion juste après le déjeuner pour éviter l’effet digestion (vous ne vous battrez pas à armes égales !) Juste avant le dej, c’est pas mal !

Last but not least ! On se choisit un scribe ! Un volontaire qui note tout. En revanche, mon conseil : sauf pour le scribe justement, on n’accepte pas de téléphone, pas d’ordinateurs ni de tablettes. C’est simple, si une personne fait quelque chose d’autre pendant la réunion, n’a-t-elle pas mieux à faire ailleurs ? Doit-elle vraiment faire partie de cette réunion ? En bon leader, on peut aller jusqu’à lui demander de sortir de la réunion.

4. Gérez les invitations : des participants triés sur le volet

- Qui inviter et sur quels critères ? Épineuse question !

- Est-ce que les participants ont un réel besoin d’être présent à la réunion ? Rassurez-vous ! On peut alors envisager que certaines personnes ne soient présentes que pour une partie de la réunion et les laisser partir quand ce n’est plus important qu’elles soient là !

- Quel est le nombre idéal de participants ? Be careful ! Trop nombreux : difficile de faire participer tout le monde… Trop peu, c’est d’un entretien individuel qu’il s’agit, une décision à deux…

- Autre question : les participants se connaissent-ils ? Faudrait-il prévoir un temps pour faire les présentations ? Ce n’est pas long mais il faut simplement l’anticiper.

5. Animez : un peu comme, un bon entertainer !

« Mon boss, il organise les meilleures réunions ever ! Hyper planifiées et super efficaces ! » said someone ! Ce leader, c’est vous !

A vous de jouer ! Un bon organisateur de réunion, c’est aussi un bon animateur de réunion !

- First things first… Respectez les horaires indiqués de la réunion. Commencez à l’heure et finissez à l’heure. N’attendez pas les retardataires ! C’est vite infernal et cela fait perdre du temps à tout le monde.

- Soyez un MC ! Donnez la parole ! Faites intervenir divers intervenants ! On évite au maximum qu’un seul interlocuteur monopolise la parole ou à l’inverse que quelqu’un reste plus de 10 minutes sans parler !

- Faites varier les supports de présentation. Attention cependant au pire ennemi des bonnes idées : la « death by powerpoint » ! Privilégiez un document simple, efficace, cohérent, agrémenté d’éléments visuels percutants… Anticipez bien le matériel nécessaire (vidéo ? Powerpoint ? Support papier ?) Adaptez-vous : on n’a pas le même mode d’organisation pour un brainstorming, un débat, des ateliers de travail, un vote ! Variez les plaisirs !

- Un point précis, singulier, qui concerne une petite partie de l’assemblée doit être approfondi ? Deux personnes doivent en parler plus longtemps ? Proposez que la discussion se poursuive ou mieux soit organisée à l’extérieur de la réunion à un autre moment.

- Adaptez-vous à votre « public ». Adoptez une communication sur mesure. Pour ce faire, soyez bien à l’écoute de chacun des participants ! Pensez aux modes de communication des uns et des autres. Analysez le verbal et le non verbal des participants. Un excellent outil pour vous permettre d’améliorer votre « lecture » des gens est « Process com », la brillante Lyndia Lesauvage nous en parle dans l’épisode 2, saison 1***.

6. Rédigez un compte rendu : on avance plus vite avec !

- Prévoyez la rédaction et l’envoi systématique d’un Compte rendu ! C’est le rôle du scribe.

- Idéalement, la personne désignée prend des notes pendant la réunion. Le CR Indique les décisions prises, les actions à mener (qui fait quoi pour quand / quelle deadline).

- Les points en suspens à aborder à la prochaine réunion ou à date ultérieure (pensez à indiquer la date)

- Envoyez-le en fin de réunion ou au plus tard le lendemain à tous les participants…

- Last but not least ! Remerciez les participants ! Ils ont joué le jeu ! Personne ne s’est endormi, n’a fait sa liste de courses, ni n’a joué à Tétris. Au contraire, tout le monde a participé… Vous avez fait du bon travail ensemble ! Et vous voilà devenu un super-héros de la réunion !

Do you want more ? Pour aller plus loin, faites un tour ici :

- *Source étude : PERFONY (société spécialiste dans la gestion performante de réunions) en 2014 : https://www.perfony.com/fr/cadre-passe-16-ans-vie-reunion/

- ** Exemple de Alan qui a bannit les réunions ! Marion BERGERET, General Counsel d’Alan, nous en avait notamment parlé dans le LEGAL Club Sandwich #Season 1, Épisode 5. Talk #5: https://www.youtube.com/watch?v=blmeM0NhFBo

- *** Lyndia Lesauvage nous parle de Process Com pour s’adapter à son auditoire dans l’épisode 2, saison 1 : Talk #2: https://www.youtube.com/watch?v=mARKjGJf-Mc